Contas a pagar e pagas. Como organizá-las?

 

A importância de ter sob controle as contas que temos a pagar dentro do mês é clara. Sem esta organização podemos esquecer de pagar alguma e ter a surpresa desagradável de receber um aviso de cartório.

A organização das contas já pagas também é importantíssima, pois na hora de fazermos a declaração de imposto de renda temos todos os recibos organizados, evitando muito trabalho para achá-los se estiverem no meio de uma bagunça.

Uma idéia muito boa e funcional é ter duas pastas chamadas de follow-up ou sanfona.

1. Contas a pagar - Uma pasta com todos os dias do mês,  para  ir colocando suas contas que deverão ser pagas na data correspondente. Assim, verificando diariamente ou com dois dias de antecedência, você não corre o risco de esquecer algum pagamento. Para não esquecer de pagar as contas em dia, é legal usar sempre que possível o débito em conta bancária (assim até quando se está viajando dá para ficar tranqüila).

2.Contas pagas - Em outra pasta, você irá colocar todas as contas já pagas, por exemplo: luz, água, telefone fixo, telefone celular, TV por assinatura, seguro e assim por diante. Cada divisória da pasta tem uma etiqueta em branco, onde você escreve, o tipo de conta que irá guardar naquele espaço. Depois é só ir colocando as contas pagas mês a mês, dentro do ano em vigência.

Os recibos das contas pagas devem ser colocados em seu espaço correspondente. Como arquivaremos, um após o outro, automaticamente ficarão organizados e fáceis de serem localizados. Às vezes precisamos de um comprovante de residência atual e com essa organização, fica fácil de encontrá-lo.

Essas pastas você encontra em qualquer papelaria e tem de diversas cores e tamanhos. O ideal é comprar do tamanho de uma folha de sulfite, pois a maioria das contas segue esse padrão e ficarão dispostas de maneira cômoda, dentro da pasta.

 

Se o volume de recibos de suas contas for muito grande prefira o sistema de organização com pastas suspensas. Veja, você fará da mesma maneira só que agora colocará uma etiqueta em cada pasta suspensa com o nome do tipo de recibo que ficará organizado dentro dela.

Se você seguir os conselhos acima, no início do ano seguinte, terá todas as contas organizadas por grupo e mês.

Então, junte todas as contas do ano anterior e coloque em um envelope grande, onde você deve escrever "Contas referentes ao ano 200...". Isso ajuda muito na declaração do Imposto de Renda, pois tudo que você precisa está concentrado em um único envelope e caso precise fazer alguma consulta, estará fácil de localizar. Se retirar alguma, coloque um lembrete, preso ao envelope, que retirou a conta tal, para o devido fim. Assim que puder, retorne com ela ao seu grupo de contas, para não perdê-la.

No caso das contas utilizadas para a declaração do Imposto de Renda, elas devem ser anexadas à cópia da declaração, pois fazem parte dos documentos que correspondem à descrição dos gastos. Sendo assim, no envelope que corresponde ao ano, coloque que as contas tais (enumere todas) foram retiradas e anexadas ao IR.

 

Agora, qual o tempo necessário para se guardar as contas pagas e como fazê-lo?

O prazo para conservação das contas, é de cinco anos, pois após esse tempo, se existirem dívidas, elas prescrevem, conforme o Novo Código Civil. Essa medida é importante para evitar problemas, caso apareça alguma cobrança. Com elas em seu poder, você prova que estão quitadas.

• Planos de saúde: guarde os comprovantes mensais por seis meses.

• No caso de um financiamento, como o da casa própria ou carro, o ideal é guardar todos os recibos de pagamento até receber a quitação definitiva do bem adquirido. Isso pode levar anos! Alguns financiamentos de imóveis, passam dos vinte anos, e você terá que guardar os comprovantes de pagamento por todo este tempo.

• O IPTU: pode ser guardado enquanto você morar na residência relacionada a ele. Às vezes, toda sua vida. Se for vender seu imóvel, pode ser que o novo proprietário queira esses comprovantes para ter certeza de que foram realmente pagos.

• Comprovantes de aluguéis:  devem ser mantidos pelo tempo que você residir no imóvel. Você pode trocar os comprovantes do ano, por um único, de quitação, fornecido pelo proprietário ou administradora.

• Notas fiscais de produtos: devem ser guardadas sempre, enquanto você tiver a posse do bem adquirido, pois mesmo que tenha vencido o prazo de garantia, ela serve como comprovante de que o produto é seu, em caso de furto ou incêndio, se precisar acionar um seguro.

Também, existe uma proteção da lei, com relação a bens duráveis, que é chamado vício oculto, que quer dizer, que se o produto apresentar um defeito de fabricação, que venha a se manifestar após o fim do prazo de garantia, a empresa é obrigada a trocá-lo ou ressarcir o dinheiro pago por ele, por ser um bem durável. Então é melhor guardar essas notas.

Essas regras são simples de serem introduzidas na sua rotina e o resultado é imenso, pois evitam muita dor de cabeça. Organizando suas contas a pagar você terá uma previsão de seus gastos e com certeza conseguirá economizar algum dinheiro. Você sabe se deve poupar ou investir?

Uma sensação de tranqüilidade invadirá sua vida, sabendo que este assunto, extremamente importante, está sob controle.

 

Fonte: Por equipe Bebel 

Postado por Izabel Cristina da Fonseca 27 março 2010. (11.982)